[[slotProps.postItem.title]]
Эпидемия, которая разразилась на нашей планете, в корне изменила подходы к управлению персоналом практически во всех областях, где есть возможность выполнять свои непосредственные обязанности вне офиса.
Среди высокооплачиваемых интернет-профессий разработчики программного обеспечения, графические и web-дизайнеры, интернет-маркетологи, seо и smm-специалисты, копирайтеры и менеджеры проектов.
Компании, которые в связи с пандемией попытались без каких-либо изменений в бизнес-процессах и/или инструментах перевести своих сотрудников на удаленный режим, столкнулись со множеством проблем, начиная от невозможности исполнять сотрудником свою работу в силу неприспособленности бизнес-процессов компании к такой форме работы и заканчивая проблемами с безопасностью. С особыми трудностями столкнулись руководители проектов, одной из задач которых является эффективное распределение трудовых ресурсов.
Остановимся на основных проблемах и рисках, с которыми столкнулись менеджеры проектов.
1. Риск перерывов в деятельности
В этой категории рассмотрим риск перерывов в деятельности, обусловленных техническими причинами, а именно используемым оборудованием и программным обеспечением.
Несовместимость компьютеров пользователей с офисной техникой, а иногда и ее отсутствие, закрытость компьютерных сетей или невозможность вывести сервисы предприятия в Интернет — все это снизило эффективность работы предприятий в первые месяцы локдауна. Программное обеспечение, которое прекрасно функционировало в условиях офиса, оказалось неспособно работать в условиях ограниченных или нестабильных каналов сети Интернет.
Тем не менее неполадки в работе офисного оборудования, конфликт программ, системные нарушения и даже обычное отключение электричества могут привести к остановке рабочего процесса, потере информации (не сохранилась в текущем моменте). Все это требует дополнительного времени на восстановление информации и процессов и влечет за собой риски нарушения сроков выполнения обязательств по проекту.
С целью обеспечения непрерывности деятельности руководство компаний было вынуждено осуществлять перевод бизнеса на облачные версии программ, а также нести существенные расходы на налаживание инфраструктуры. Часть программного обеспечения пришлось осваивать с нуля, включая перевод компании на электронный документооборот.
2. Риск искажения (потери) информации
Причинами появления таких рисков стали проблемы в коммуникации между сотрудниками. Коммуникационные проблемы — это то, с чем столкнулись пользователи, переместившись из общего офиса в личные «коворкинги» у себя дома или на даче. Как мотивировать людей приходить на общие встречи, как стимулировать их включать камеры? Почему человек молчит на встрече? Он согласен со спикером или нет? Может, он даже физически отсутствует (например, пошел обедать)? Эти проблемы не решить простым изменением в рабочих процессах. Необходимо менять установки на работу, поощрять людей коммуницировать между собой.
Без общения информация рискует быть утерянной (пропущенное сообщение в рабочем чате, попавшее в папку спама письмо). Без обсуждения информация может быть неправильно истолкованной. Проблема «задать вопрос» существовала всегда, и на удаленке она проявилась особенно остро. Дело в том, что исполнитель может апеллировать к написанному тексту, который каждый волен истолковать в свою пользу. Но вместо того, чтобы переспросить, уточнить, человек идет по пути наименьшего сопротивления и решает так, как ему удобно.
3. Риск потери производительности труда
Как мотивировать человека работать? Этим вопросом задается большинство менеджеров. Как понять, что человек работает, а не спит или не играет в компьютерные игры? Как понять, насколько человек в графике? Эти и другие вопросы мучают менеджеров, которые работают с распределенной командой. Если раньше менеджер мог спокойно пройти по офису и увидеть, кто чем занят, то в режиме удаленной работы такие возможности теряются. Часто руководители проектов в панике начинают заниматься микроменеджментом, что может сильно демотивировать команду. Чтобы решить эти проблемы, лучше попробовать внедрить практики гибких методологий разработки (Agile) в части коммуникаций и прозрачности. Применение этих методологий позволяет наладить контакты между сотрудниками команд, повысит их вовлеченность в проект и стимулирует давать своевременную обратную связь.
Особое значение эти практики приобретают в условиях работы сотрудников из городов с разными часовыми поясами, когда проведение оперативных встреч по срочным задачам может быть затруднено. И в то же время возможность найма сотрудников из других городов и даже стран может стать большим преимуществом и в плане привнесения нового опыта, и в плане стоимости труда.
4. Риск утраты контроля над проектом
Единое офисное пространство всегда решало задачу обеспечения прозрачности рабочего процесса. При распределенной работе у руководителя проекта происходит расфокусировка внимания, причем не только в пространстве, но и во времени. Таким образом, число точек контроля значительно возрастает. Руководитель неизбежно сталкивается с необходимостью учета в работе жизненных обстоятельств своих подчиненных.
Пример. Один на даче – у него отключили электричество на 2 часа, второй через 2 часа должен забрать дочку из садика и отвезти к стоматологу. Третий сотрудник сам записался к стоматологу, потому что это было единственное свободное ближайшее время, а зуб болит. Четвертый на больничном и не знает, сможет ли подключиться, ведь у него диагноз «ковид». Пятый поехал отвозить лекарства маме, потому что пенсионерам никуда нельзя ходить/ездить, а препараты нужны срочно. А у шестого вообще сейчас ночь.
В таких условиях, руководитель может легко потерять контроль над процессом, над отдельными задачами, над исполнителями, над информацией. Не всегда понятно, на какой стадии находится отдельно взятая задача: решена, но человек не сообщил об этом; или в процессе исполнения, а человек просто не слышит звуковых оповещений? Почему недоступен исполнитель: телефон лежит в зоне, где глушится сеть, или он в метро едет? Есть разные исполнители: те, кто берут ноутбуки с собой и работают в ожидании ребенка из танцевального кружка, а есть такие, которые с включенной камерой сидят на онлайн-встрече, а сами играют в компьютерные игры или читают новостные ленты /посты в соцсетях/ сообщения в чатах. Руководитель должен к каждому найти подход и сохранить контроль над проектом.
5. Риск информационной безопасности
Безопасность данных — это краеугольный камень в информационных системах компании. Как и физическая безопасность периметра офиса, так и безопасность данных требует участия не только специалистов, непосредственно занимающихся этой безопасностью, но и обычных сотрудников. Фишинговые письма, вирусы на компьютерах, которые находятся у сотрудников дома. Все это только добавляет головной боли сотрудникам служб безопасности. Кроме того, с удаленной работой связана и проблема направленного вредительства, когда сам сотрудник, имеющий доступ к критически важным данным, получает возможность легко скопировать эту информацию и отправить ее конкурентам.
Мы рассмотрели основные риски, которые возникают перед бизнесом при использовании распределенного формата работы. Однако следует помнить и о выгодах: это и высокая мотивация персонала, который получает возможность работать из любой точки мира, и уменьшение расходов на техническое оснащение работников (на удаленке работник может использовать собственную технику), отказ от арендной платы или ее сокращение. Если говорить о тенденциях, многие считают, что уже не вернется время, когда все сотрудники сидят в офисах. Удаленная работа прочно вошла в наш быт, компаниям имеет смысл настраиваться на это и решать проблемы распределенного управления проектами и в целом удаленной работы, чтобы сохранить конкурентные преимущества на рынке.
Автор: Николай Чапкин
