[[slotProps.postItem.title]]
Складская логистика — это технология управления запасами: прием, хранение, выдача, которую выстраивают под нужды бизнеса (клиентов).
Даже если наладить все процессы, риски потерь будут всегда. Расскажем, как к ним подготовиться и минимизировать убытки.
Превышение объема хранения
Складской бизнес рассчитывает, сколько груза можно принимать, сколько времени его хранить, как распределять места под те или иные товары.
Но могут возникнуть ситуации, когда стало слишком много заказов, клиент не успел или отказался забрать крупную партию, из-за чего места на полках, как планировалось, не освободились. Или же упал спрос на продукцию, а производство вовремя не сократили.
В результате склад перегружен и не может принять или обслужить новых клиентов.
Уплотнение размещения груза на складе
Размещенный груз можно уплотнить, используя разные методы.
Освобождаем полупустые паллеты
В складах, где используется стеллажное или напольное хранение, груз хранится в паллетах (ячейках). Как правило, каждая ячейка содержит груз одного артикула.
Если логистика организована так, что с ячейки берется нужное количество товара, а оставшаяся часть лежит на месте, то со временем появится несколько неполных ячеек с одинаковым артикулом товаров. В таких случаях обязательно нужно проводить уплотнение, перекладывать одинаковый товар в одну ячейку. За счет этого освободится место для другого груза.
Уплотняя паллеты, следует учитывать имеющуюся систему отгрузок. На практике в основном используют систему FIFO или FEFO.
FIFO в переводе означает «первый пришел — первый вышел», то есть грузы, которые первыми зашли, должны при отгрузке выйти первыми.
FEFO — отгрузка с учетом сроком годности, то есть грузы могут приходить в разное время, но при отгрузке учитывается срок окончания годности.
Если на один поддон поставить груз с разным сроком годности, то часть из него может просрочиться и уйти в убытки.
Поэтому при уплотнении ячейки следует фиксировать сроки годности партии товара по наименьшей. То, что ближе к просрочке, нужно ставить так, чтобы его отгрузили и отправили грузополучателю в ближайшее время.
Михаил Смирнов, директор департамента аналитики и планирования ПЛП.
Объединение товаров от разных поставщиков
Во многих складах один и тот же артикул может поступать от разных поставщиков, то есть иметь разного собственника и разные системы ценообразования.
В данном случае надо посчитать, промоделировать возможность соединения грузов одного артикула от разных поставщиков: возможно ли это сделать, как оно будет обрабатываться, повлечет ли какие-то финансовые потери для компании.
Уплотнение ячейки в стеллаже по высоте
Если товар одного вида занимает ячейку, но не забивает ее полностью по высоте, то к нему можно добавить другой артикул. В одной ячейке можно хранить несколько артикулов, главное, чтобы информация об этом хранилась в системе. Учитывайте, что стеллажи имеют свою грузоподъемность, и поэтому количество грузов в одной ячейке нужно подбирать с учетом общей допускаемой массы.
Увеличение ярусов при напольном хранении
В складах с напольным хранением паллеты можно объединить в ярусы. Используя прокладки, из паллет можно сделать 2 или 3 яруса, — это зависит от характеристики груза. Например, так можно объединить упаковки бутылок с минеральной водой, лимонадом и другими газированными напитками.
Временное использование технологических зон для размещения груза
Если товар все прибывает и прибывает, приходится искать дополнительные площади для его размещения.
В этом случае нужно размещать груз там, где никогда бы не разместили. То есть если бы не текущая ситуация, то эту зону вы бы не использовали. Например, между стеллажами или в зоне обработки груза перед его транспортировкой.
Это, конечно, усложнит процесс отгрузки товаров со стеллажей и увеличит время обработки груза, поэтому такие меры нужно принимать только на короткий промежуток времени.
Временное размещение грузов на дополнительных площадях
Можно взять в аренду иные площади под склад или воспользоваться услугами ответственного хранения.
Да, это будут дополнительные траты, но если в результате склад получит нового клиента и заработает больше, чем потратит на аренду, то такие расходы оправдают себя.
Этот вопрос нужно решать однозначно, если скорость обработки груза достигает 1-2 недели.
«Остановка» грузов на распределительных центрах
Так как распределительный центр обрабатывает большой грузопоток, площадь у него большая и часть груза можно задержать там.
Отгрузку следует производить только в городах, где будет выгрузка и обработка. Вместо городов можно ориентироваться на клиентов, то есть сделать «адресную» отгрузку — отгрузку товара только тех клиентов, которые смогут его забрать.
Риски здесь будут такими же, как в складах — старый груз лежит, а новый будет приходить-уходить. Лежалый товар просрочится и его придется выбросить.
Поэтому при загрузке распределительного центра и отгрузке оттуда товара клиентам нужно использовать метод FIFO — «первый пришел — первый вышел».
Утрата имущества
Несмотря на материальную ответственность, некоторые складские работники оказываются нечистыми на руку и «выносят» товары домой. Сейчас, в условиях кризиса, воровство будет процветать.
Для бизнеса это, конечно, потери. Что можно сделать, чтобы сократить расходы и риски.
Определить реперные точки контроля качества
Для каждой технологической операции существуют регламенты, в которых в частности прописаны точки фото/видеофиксации. Например, загрузили товар в «газельку», сфотографировали груженый багажник, отправили фото контролеру. По прибытии в пункт назначения открыли багажник, снова сфотографировали его и отправили фото контролеру.
Каждому складскому бизнесу следует разработать такой регламент, а работников ознакомить с ним под подпись.
Фиксировать все проблемы
При выгрузке в городах назначения, а также в транзитных пунктах в актах выгрузки следует фиксировать все грузы с повреждениями и/или доступом к содержимому груза. Зафиксировав повреждение, нужно взвесить груз.
Также в системе учета следует фиксировать недостачи и излишки.
С каждой такой проблемой должны совместно разобраться склад-получатель и склад- отправитель. В каждом случае должны быть:
- сделаны выводы,
- определены виновные лица либо выявлены «недоработки» в технологии совершения операций,
- по результатам — намечены корректирующие мероприятия.
Если «виновные лица» одни и те же — принять по ним решение: обучение (дообучение), перевод на должность с понижением, увольнение.
Если в результате ошибок персонала компания понесла материальный ущерб, возмещать его будут виновные сотрудники.
АО «Макфа» провела инвентаризацию и обнаружила недостачу продукции на 1 000 000 ₽. Комиссия, проводившая служебное расследование, привлекла работников склада к коллективной материальной ответственности. С каждого человека удержали сумму, которую вычислили исходя из зарплаты и фактически проработанного времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.
Суд подтвердил законность такого удержания.
Установить качественное видеонаблюдение
Видеонаблюдение на складских терминалах, особенно если оно качественное и обеспечивает минимум «мертвых зон», вещь не дешевая, но необходимая.
Обнаружить «нечистоплотного» работника самостоятельно сложно, нужно поймать его за руку, на что шансов мало. В этом плане технические средства — главные помощники.
Система бывает двух видов: записывающая и онлайн. Записывающая позволяет пересматривать записи, онлайн — наблюдать за зоной в режиме реального времени. Какую ставить, в каком качестве и разрешении будет идти видеозапись, зависит от суммы, что готов вложить складской бизнес на ее установку.
«Качественное видеонаблюдение позволит увидеть нарушение дисциплины, качество выполнения операций, воровство. На основании видеозаписи можно привлечь виновных лиц к материальной и дисциплинарной ответственности.
В том числе предъявить эти видеоматериалы правоохранительным органам».
Михаил Смирнов, директор департамента аналитики и планирования ПЛП
Мероприятия службы безопасности
Выявление «нечистоплотных» сотрудников происходит с помощью службы безопасности компании.
Служба безопасности периодически проводит мероприятия, которые иногда выводят работников на чистую воду.
Например, делают контрольные отправки грузов, не зафиксированных документами. Результаты этого мероприятия покажут:
- насколько качественно произошла выгрузка товара на станции назначения,
- увидит ли экспедитор излишек,
- отразит ли он излишек в документах,
- сообщит ли экспедитор о возникшей проблеме своему начальству.
Делает служба безопасности и закладки дорогостоящих грузов для проверки работников на предмет попытки вскрытия или выноса этих грузов.
Таким образом происходит контроль работы персонала, отсев «нечистоплотных» работников, периодическое обновление кадров.
«Любая претензия от клиента — это тоже причина провести расследование по всей цепочке обработки и движения груза».
Михаил Смирнов, директор департамента аналитики и планирования ПЛП
Неаккуратные действия складских работников
Человеческий фактор исключать нельзя, на практике возможны неловкие или неаккуратные движения работников, приведшие к порче или утрате товара. Реагировать на это нужно по-разному. Например, работник складывал, складывал упаковки, и — раз, пирамида развалилась. Часть товара повреждена. Вопрос непрофессиональной укладки надо задать наставнику этого работника: почему тот не научил его, как надо складывать упаковки?
Или, например, работник разогнался на погрузчике, резко повернул, и с вил упали коробки. Здесь уже вопрос к самому работнику: почему он нарушил технику работы?
«Не всегда утрата вещей происходит в результате воровства. Часто это обычная халатность, непрофессионализм складских работников. Такие люди на объекте не нужны, их почти сразу увольняют.
Логика такова: для возмещения ущерба, что может нанести неаккуратный работник своими действия, может потребоваться несколько лет. Компания, которая тратит крупную сумму сегодня, так долго ждать не станет. А складскому бизнесу такие риски не нужны в принципе».
Михаил Смирнов, директор департамента аналитики и планирования ПЛП
Повреждение товара из-за порчи коммуникаций
У склада, как любого помещения, есть коммуникации: водопровод, канализация, электроснабжение. Любая из них может сломаться, трубу с водой может прорвать, канализация засориться, а линия электропередачи — оборваться.
И хорошо бы, если поломка не отразится на товаре. А если нет?
«Складской терминал — это производственное подразделение, иногда непрерывного цикла обработки грузов. Поэтому все оборудование должно быть исправно и/или в некоторых случаях задублировано. Периодически его нужно проверять и обслуживать».
Михаил Смирнов, директор департамента аналитики и планирования ПЛП
Любое повреждение грузов на складе — это ЧП.
Если груз застрахован, нужно подать заявку в страховую компанию. Перед обращением в страховую компанию следует:
- определить точную причину повреждения,
- посчитать, на какую сумму вышел ущерб,
- сделать фото- и видеофиксацию.
Пустой склад
Представим ситуацию: обороты складского бизнеса растут, у него все больше клиентов и помещений под грузы. Но случился кризис и грузопоток резко уменьшился. Складское помещение простаивает, где-то еще приходится платить аренду.
В этом случае следует перепрофилировать часть помещения под что-то другое. Например, под оказание услуг ответственного хранения.
Склад можно сдать в субаренду другим организациям.
В крайнем случае придется отказаться от части площади и закрыть склад.
Как складу предотвратить риски
От нехватки места — уплотнить паллеты и ячейки стеллажей, временно разместить груз на технологических зонах или распределительных центрах, подыскать дополнительные площади.
От утраты имущества в результате неловкости или воровства работников — контролировать работу сотрудников, проводить очередные и внеочередные инструктажи, застраховать имущество.
От утраты имущества в результате поломки коммуникаций — застраховать имущество.
От простоя складского помещения — перепрофилировать часть помещения, сдать его в субаренду или отказаться от него.
